THIRRJE PËR PROJEKT-PROPOZIME

April 16, 2025

BASHKIA VLORË

Bashkia e Vlorës – Së bashku për një qytet më të gjallëruar dhe inovativ!

THIRRJE PËR PROJEKT-PROPOZIME

APLIKIM PËR MBËSHTETJE PËR PROJEKTE

Subjekti: “Vlora Triathlon 2025”

Fondi limit – 2,530,000 Lekë

Bashkia e Vlorës nxit dhe inkurajon të gjithë aplikantët për të dorëzuar projekt-propozimet e tyre për aktivitetin “Vlora Triathlon 2025”.

Vlora Triathlon 2025 është një garë e disiplinës triathlon (not, biçikletë dhe vrap) që planifikohet të zhvillohet në qytetin e Vlorës më 18 maj 2025. Ky event sportiv synon të bëhet një traditë e re vjetore në Vlorë, duke tërhequr sportistë profesionistë dhe amatorë nga brenda dhe jashtë vendit. Eventi do të shfrytëzojë peizazhin unik bregdetar të Vlorës për t’u ofruar garuesve dhe spektatorëve një eksperiencë të veçantë sportive dhe turistike. Me anë të kësaj thirrjeje, Bashkia Vlorë mirëpret aplikime cilësore dhe kreative nga subjektet e interesuara, që ndajnë të njëjtin vizion për promovimin e qytetit tonë dhe vlerave të tij. “Triathlon 2025” synon të kthehet në një traditë vjetore të qëndrueshme dhe me prestigj, prandaj kërkojmë një partner serioz e të përkushtuar për ta çuar përpara këtë nismë.

Të gjithë të interesuarit mund të dorëzojnë propozimet e tyre brenda afateve të përcaktuara, duke respektuar kriteret dhe udhëzimet e përcaktuara nga Bashkia e Vlorës.

Mbështetur në bazën ligjore:

Ligji Nr. 139/2015 “Për Vetëqeverisjen Vendore”; Neni 25: Funksionet e bashkive në fushën e kulturës, sportit dhe shërbimeve argëtuese.
Ligji Nr. 93/2015 “Për Turizmin”; Neni 19, pikat c, ç: Detyrimet dhe kompetencat për zhvillimin e turizmit.; Kreu V, Neni 31: Aspektet e menaxhimit dhe zhvillimit të qëndrueshëm të turizmit.
Ligji Nr. 10 352, datë 18.11.2010 “Për Artin dhe Kulturën”dhe Ligji Nr 25/2014”Për disa ndryshime dhe shtesa në Ligji Nr. 10 352, datë 18.11.2010 “Për Artin dhe Kulturën””
Vendim i Këshillit të Bashkisë Vlorë, Nr 111, Date 27.12.2024 “Për miratimin e buxhetit të Bashkisë për vitin 2025″,

Më shumë informacion mbi mënyrën e aplikimit dhe kriteret e përzgjedhjes:

Aplikuesit për projekte kulturore-artistike, sportive, rinore dhe turistike mund të jenë: Persona Juridikë si: OJF (Organizata Jo Fitimprurëse), Sh.a; Sh.p.k; Persona fizikë dhe individë.

Afati Kohor

Afati i dorëzimit 16 Prill – 22 Prill 2025.

Dokumentacioni i nevojshëm për aplikim, i dorëzuar në Drejtorinë e Bashkëqeverisjes :

Kërkesa për mbështetje
Drejtuar Bashkisë Vlorë (DREJTORIA E ZHVILLIMIT EKONOMIK DHE TURIZMIT).2. Formulari i aplikimit (Shkarko   )3. Projekt propozimi
Përshkrim i detajuar i projektit i hartuar sipas pikave të përcaktuara në formularin e aplikimit.

4. Preventivi total i projektit (Shkarko   )
I detajuar sipas zërave dhe donatorëve të tjerë.

5. Preventivi për Bashkinë Vlorë  (Shkarko   )
Zërat e këtij preventivi i paraqiten DZHET dhe Këshillit të Kulturës të Bashkisë Vlorë për aprovim)
Dokumentacioni që kërkohet nga aplikantët për projekte kulturore-artistike.

Aplikantët duhet të jenë shqiptarë ose me leje qëndrimi në Shqipëri gjatë kohës së aplikimit dhe zbatimit të projektit.
Projektet duhet të kenë zhvillim gjatë 1 viti kalendarik.
Dokumentacioni që duhet të dorëzohet për aplikim projekti (artistic dhe kulturor, )

Shënim: Dokumentat duhet të jenë të firmosura (dhe të vulosura kur janë me nipt) nga aplikant

TERMAT E REFERENCËS (ToR)

Vlora Triathlon 2025 është një garë e disiplinës triathlon (not, biçikletë dhe vrap) që planifikohet të zhvillohet në qytetin e Vlorës më 18 maj 2025. Ky event sportiv synon të bëhet një traditë e re vjetore në Vlorë, duke tërhequr sportistë profesionistë dhe amatorë nga brenda dhe jashtë vendit. Gara konsiston në 750 m not në det, 10 km çiklizëm dhe 5 km vrap, të zhvilluara njëra pas tjetrës nga i njëjti garues pa ndërprerje. Atletet do të garojnë përgjatë një itinerari piktoresk buzë detit dhe rrugëve kryesore të Vlorës (zona e Lungomares dhe bulevarde përreth). Eventi do të shfrytëzojë peizazhin unik bregdetar të Vlorës për t’u ofruar garuesve dhe spektatorëve një eksperiencë të veçantë sportive dhe turistike. Starti i garës do të jepet në orën 10:00 (pranë shëtitores Lungomare), ndërsa mbërritja e atletëve të fundit pritet rreth orës 13:00, pas tri orësh aktivitet intensiv.

Objektivat e Eventit

Objektivat kryesorë të Vlora Triathlon 2025 janë:

Promovimi i sportit dhe jetesës së shëndetshme: Duke inkurajuar pjesëmarrjen masive në triathlon, eventi synon të nxisë aktivitetin fizik dhe një mënyrë jetese aktive te të gjithë, veçanërisht te të rinjtë. Përmes kësaj gare përcillet mesazhi i rëndësisë së sportit për shëndetin dhe mirëqenien.
Krijimi i një tradite të re vjetore: Synohet që Vlora Triathlon të kthehet në një event tradicional të përvitshëm në Vlorë. Një sukses i këtij edicioni do të vendosë themelet për rritjen e numrit të garuesve dhe spektatorëve në vitet pasuese, duke masivizuar garat sportive në qytet.
Promovimi i Vlorës si destinacion turistik sportiv: Gara do të tërheqë vizitorë dhe atletë nga rrethe të tjera dhe jashtë vendit, duke e vendosur Vlorën në hartën e eventeve sportive ndërkombëtare. Kjo kontribuon në zgjerimin e profilit turistik të Vlorës përtej sezonit veror, duke ofruar arsye shtesë për të vizituar qytetin në pranverë.

Detajet e Garës dhe Itinerari

Data dhe vendndodhja: Vlora Triathlon 2025 do të zhvillohet të dielën, më datë 18 maj 2025, në qytetin e Vlorës. Zona kryesore e eventit (Start/Finish dhe tranzicioni midis disiplinave) do të jetë te shëtitorja Lungomare, pranë bregdetit.

Itinerari i garës: Gara përfshin tre segmente të njëpasnjëshme:

Not (750 m): Segmenti i parë nis me 750 metra not në ujërat e Gjirit të Vlorës. Itinerari i notit do të shënohet qartë me një korsi noti prej 750 metrash linear përgjatë zones së përcaktuar. Vrojtues të specializuar për sigurinë e notit (rojë bregdetare dhe mjet lundrues shoqërues) do të jenë të pranishëm në ujë gjatë gjithë kohës për të garantuar sigurinë e atletëve.
Biçikletë (10 km): Pasi atletët përfundojnë notin, ata hyjnë në zonën e tranzicionit për të marrë biçikletat. Segmenti çiklistik 10 km do të zhvillohet përgjatë akseve të rrafshëta afër bregdetit dhe bulevardeve të Vlorës. Rruga do të jetë e pajisur me barriera mbrojtëse në pika kyçe, ndërsa vullnetarë dhe staf sigurie do të drejtojnë garuesit. Sinjalistika e dukshme (shenja dhe shigjeta orientuese) do të vendoset përgjatë itinerarit për të udhëzuar çiklistët.
Vrap (5 km): Segmenti përfundimtar i triathlon-it është vrapimi 5 km. Pas kthimit të biçikletave në zonën e tranzicionit, garuesit nisin vrapimin përgjatë shëtitores dhe rrugëve pranë Lungomares, drejt pikës së finishit. Edhe itinerari i vrapit do të jetë i shënuar me sinjalistikë të qartë dhe i mbikëqyrur nga vullnetarë në çdo kthesë a segment kritik. Pika të posaçme hidratuese me ujë do të vendosen përgjatë rrugës (ujë dhe pije freskuese, sipas nevojës) – planifikohet të ketë disa stacione furnizimi me ujë (rreth 200 shishe ujë të shpërndara gjithsej) për të siguruar mirëqenien e garuesve gjatë vrapimit.

Kohëzgjatja: Eventi starton në orën 10:00 me nisjen e notit dhe pritet të përfundojë rreth orës 13:00 kur edhe garuesit e fundit kalojnë vijën e finishit. Koha maksimale e lejuar për përfundimin e garës do të përcaktohet nga organizatorët (p.sh. 3 orë), pas së cilës itinerari do të hapet sërish për qarkullimin normal.

Regjistrimi i pjesëmarrësve: Të gjithë sportistët e interesuar (profesionistë ose amatorë, vendas apo të huaj) mund të marrin pjesë duke u regjistruar online (do të vihet në dispozicion një link regjistrimi). Afati i regjistrimit do të shpallet paraprakisht dhe pritet të mbyllet disa ditë para garës për qëllime organizative. Pas regjistrimit, secilit pjesëmarrës do t’i vendoset në dispozicion një paketë pjesëmarrjeje. Kjo paketë do të përfshijë: numrin e garës me çip elektronik të matjes së kohës të integruar, një çantë sportive të stampuar me logon e eventit, si dhe bluzën zyrtare të eventit (T-shirt me logot përkatëse të sponsorëve dhe Bashkisë Vlorë). Numrat e garës dhe paketat përkatëse do të shpërndahen fizikisht tek atletët 1 ditë para garës (më 17 maj 2025), pranë një tende të dedikuar regjistrimit në zonën e Lungomares. Kjo do t’u japë mundësi garuesve të marrin materialet e nevojshme dhe të marrin informacionet e fundit logjistike.

Informacion për ditën e garës: Mëngjesin e eventit, më 18 maj, të gjithë atletët duhet të paraqiten në zonën e grumbullimit pranë startit herët për kontrollin final dhe vendosjen e pajisjeve personale në zonën e tranzicionit (biçikletat, këpucët, etj., vendosen në vendet e caktuara për secilin). Një orë para startit (rreth orës 9:00) bëhet mbyllja e plotë e qarkullimit rrugor në itinerarin e garës, dhe ekipet mjekësore e të sigurisë zënë vend. Para startit organizohet një “Race Briefing” – një informim i shkurtër publik për garuesit, ku organizatorët rikujtojnë rregullat kryesore, itinerarin, pikat e rëndësishme dhe masat e sigurisë. Pas përfundimit të garës, rreth orës 13:00, do të zhvillohet ceremonia e mbylljes dhe ndarjes së çmimeve pranë podiumit në finish.

Planifikimi Logjistik dhe Fazat Kryesore

Organizatori do të ndjekë një plan të detajuar logjistik për përgatitjen dhe realizimin me sukses të eventit. Më poshtë paraqiten fazat kryesore të planit kohor logjistik dhe veprimtaritë përkatëse:

7-10 ditë para eventit: Fillon faza e përgatitjeve intensive. Gjatë kësaj kohe bëhet porositja dhe sigurimi i materialeve të nevojshme (të listuara në preventiv) dhe prodhimi i tyre sipas kërkesave. Këtu përfshihen, ndër të tjera: printimi i materialeve promocionale dhe sinjalistikës (p.sh. posterat, pankartat dhe flamujt dekorativë “beach flags”- ( rreth 10 copë me logot e sponsorëve), prodhimi/shtypja e numrave të garës me emrat apo numrat e pjesëmarrësve dhe integrimi i çipeve elektronikë të matjes së kohës, përgatitja e medaljeve “Finisher” (rreth 200 medalje) dhe kupave/trofeve për fituesit (6 kupa për tre vendet e para, meshkuj dhe femra) si dhe ceqeve për fituesit (6 copë). Gjithashtu, në këtë fazë konfirmohet rezervimi i shërbimeve kryesore logjistike: skena dhe sistemi i zërit (audio) për start/finish dhe ceremoninë e çmimeve, pajisjet e ndriçimit (nëse nevojitet), barrierat mbrojtëse për mbylljen e rrugëve, tendat, tavolinat e karriget (12 sete) për pikat e regjistrimit dhe stacionet e shërbimit, si dhe pajisjet e tjera specifike (p.sh. korsi noti 750m, ndarset e biçikletave për 200 biçikleta në zonën e tranzicionit, dhe tapet plastik ~100 m për shtrimin e zonës së tranzicionit apo daljes nga uji, që atletët të mos dëmtohen). Gjatë kësaj periudhe finalizohen gjithashtu marrëveshjet me stafin teknik dhe ofruesit e shërbimeve: kontraktohet ekipi profesionist i kohëmatjes elektronike që do të sigurojë sistemin e matjes në kohë reale dhe rreth 200 çipat për secilin garues, DJ-i dhe moderatori i eventit, si dhe fotografi/videografi që do të dokumentojë garën. Po ashtu, konfirmohen artistët apo performuesit (nëse do të ketë elementë argëtues shtesë si muzikë live) dhe sigurohen materialet promocionale (200 copë bluza për garuesit, 200 copë çanta të stampuara për garuesit, 200 medalje për garuesit, certifikata, etj.) me kohë.
2-3 ditë para garës: Ekipi organizator zhvendoset fizikisht në Vlorë dhe intensifikon punën në terren. Fillon vendosja e infrastrukturës së garës në qytet: shënohet dhe sigurohet itinerari i plotë. Vendosen barrierat përgjatë segmenteve të rrugëve ku do të zhvillohet gara, duke garantuar ndarjen nga trafiku dhe sigurinë e atletëve. Gjithashtu, vendosen shenjat orientuese dhe sinjalistika (p.sh. shigjeta drejtuese, tabela informuese për km, pankarta me logot e sponsorëve dhe Bashkisë). Në zonën e Lungomares instalohet porta e Start/Finish (me strukturën e duhur, dekorin dhe brandimin përkatës, sipas dizajnit të miratuar) dhe përgatitet podiumi i fituesve pranë finishit. Gjatë kësaj faze bëhet edhe testimi i sistemit të zërit dhe mikrofonisë për të siguruar funksionimin e duhur gjatë eventit. Paralelisht, organizatorët koordinojnë me institucionet lokale: mbahen takime pune me Policinë Bashkiake dhe Policinë Rrugore për planin e mbylljes së përkohshme të qarkullimit ditën e garës dhe devijimin e trafikut në rrugë dytësore; merret konfirmimi për praninë e ambulancës dhe ekipit mjekësor ditën e eventit; si dhe sigurohet mbështetja e ekipeve të shpëtimit bregdetar për segmentin e notit. Në të njëjtën kohë, organizohet trajnimi i vullnetarëve që do të angazhohen gjatë garës – rreth 40-50 vullnetarë lokalë (kryesisht të rinj, studentë, anëtarë të klubeve sportive) do të trajnohen për detyrat e tyre: shpërndarja e ujit në stacione, orientimi i garuesve në kthesa, ndihma e parë bazë, komunikimi me publikun, etj. Secilit vullnetar do t’i shpërndahet paraprakisht bluza zyrtare e vullnetarit (50 bluza të planifikuara), rreth 100 cope badge plastic me shirita në qafë si mjet identifikues për vullnetarët dhe në fund të eventit atyre do t’u jepen certifikata mirënjohjeje (rreth 30 certifikata) për kontributin e dhënë.
1 ditë para garës (16 maj 2025): Në ditën para eventit, përveç shpërndarjes së paketave të pjesëmarrësve (regjistrimi i garuesve siç u përshkrua më lart), organizatori finalizon përgatitjet e fundit logjistike. Kontrollohet edhe një herë e gjithë pajisjet: sistemi i matjes së kohës provohet dhe sinkronizohet, verifikohet vendosja e çdo çipi elektronik tek numrat e garës dhe funksionimi i antenave matëse në vijën e finishit; bicikletat stative (ndarëset) në tranzicion kontrollohen për stabilitet; kategoria e ushqimeve të lehta pas gare (p.sh. fruta, ujë, snack) përgatitet në mënyrë që të jenë gati ditën e nesërme; dhe bëhet një provë gjenerale e skenarit të eventit me stafin kyç (drejtues projekti, koordinator, moderator, etj.) për t’u siguruar se secili e di rolin e vet dhe oraret.
Dita e garës – 18 maj 2025: Aktiviteti kryesor nis herët në mëngjes. Që në orën 7:00-8:00, të gjitha ekipet e logjistikës dhe të sigurisë janë në terren për përgatitjet finale. Zona e tranzicionit hapet për garuesit (të cilët vendosin pajisjet e tyre) dhe më pas mbyllet në orën 9:30 për t’u siguruar integriteti i garës. Në orën 9:00 është vendosur tashmë ambulanca me ekip mjekësor pranë zonës së finishit dhe pika mjekësore lëvizëse afër tranzicionit; ekipi i rojës bregdetare dhe mjetet e shpëtimit janë gati në ujë; policia bashkiake dhe vullnetarët janë pozicionuar përgjatë gjithë itinerarit. Pas “Race Briefing”, garuesit rreshtohen në vijën e nisjes në plazh. Në orën 10:00 fikse jepet sinjali i startit për segmentin e notit. Gjatë zhvillimit të garës, sistemi elektronik i kohëmatjes monitoron kohën dhe renditjen e çdo atleti në çdo segment (përmes matjes së ndërmjetme në daljen nga uji dhe hyrjen/daljen në tranzicion, si dhe në finish). Vullnetarët dhe stafi kujdesen për shpërndarjen e ujit (rreth 200 shishe ujë) në stacionet e paracaktuara dhe për orientimin e atletëve në çdo kryqëzim. Publiku i pranishëm përgjatë shëtitores krijon një atmosferë festive duke brohoritur garuesit. Sapo atletët e parë fillojnë të përfundojnë garën (rreth orës 11:15-11:30 mund të kemi finisher-ët e parë), ata marrin menjëherë medaljet “Finisher” dhe drejtohen drejt zonës së rimëkëmbjes ku ofrohet ujë, pije freskuese dhe fruta. Pasi edhe garuesit e fundit kalojnë finishin (deri rreth orës 13:00), shpallen fituesit dhe bëhet gati ceremonia e ndarjes së çmimeve. Ceremonia e Çmimeve zhvillohet publikisht pranë podiumit: tre fituesit e parë (kategoritë Meshkuj dhe Femra) ngjiten në podium dhe marrin kupat/trofetë përkatës, së bashku me çekët simbolikë që pasqyrojnë shpërblimet financiare të fituara. Gjithashtu, falënderohen të gjithë pjesëmarrësit dhe vullnetarët, duke u shpërndarë certifikatat e mirënjohjes vullnetarëve gjatë ceremonisë finale, një DJ i kontraktuar do të kujdeset për sfondin muzikor, duke krijuar një atmosferë festive pas garës.
Pas përfundimit të eventit: Menjëherë pas mbylljes së ceremonisë, fillon çmontimi i të gjitha strukturave të përkohshme. Stafi logjistik largon barrierat, tendat, podiumin, skenën dhe pajisjet e zërit. Në ditët në vijim, organizatori do të dorëzojë një raport pas-event pranë Bashkisë Vlorë, i cili do të përfshijë: një përmbledhje të realizimit të aktivitetit, numrin real të pjesëmarrësve, vlerësimin e arritjes së objektivave, si dhe një raport financiar që pasqyron shpenzimet e kryera sipas preventivit të miratuar. Ky raportim dhe dokumentimi pas eventit do të shërbejë për transparencë dhe për të identifikuar mësimet e nxjerra për edicionet e ardhshme.

(Shënim: Gjatë gjithë procesit të përgatitjes dhe realizimit të Vlora Triathlon 2025, do të ketë komunikim dhe bashkërendim të ngushtë me Bashkinë Vlorë dhe institucionet përgjegjëse – Policia, emergjenca mjekësore, Autoriteti Portual/rojet bregdetare, Federatat Sportive përkatëse – për të siguruar mbarëvajtjen e çdo aspekti teknik dhe logjistik të eventit.)

Struktura Organizative dhe Logjistika e Eventit

Për realizimin me sukses të këtij eventi, është ngritur një strukturë organizative e posaçme dhe janë planifikuar të gjitha burimet e nevojshme logjistike. Organizatori (kompania/organizata e përzgjedhur) do të marrë përsipër menaxhimin e plotë të garës, me stafin dhe pajisjet e duhura, ndërsa Bashkia Vlorë do të ofrojë mbështetjen e vet logjistike dhe institucionale sipas marrëveshjes. Më poshtë paraqiten komponentët kryesorë të organizimit:

Stafi kyç i eventit: Është caktuar një ekip kryesor organizator, që përfshin: Drejtues Projekti (menaxher i përgjithshëm që mbikëqyr gjithë përgatitjet), një Koordinator Logjistik (për menaxhimin ditor të detajeve teknike dhe komunikimin me furnitorët), një Moderator që do të drejtojë ceremonitë dhe do të informojë publikun gjatë eventit, dhe një Dizajner/Specialist marketingu (për aspektet vizuale dhe promocionale të eventit).
Vullnetarët dhe stafi mbështetës: Do të jenë pjesë integrale e eventit, duke ndihmuar në regjistrim, orientimin e atletëve, shpërndarjen e ujit, kontrollin e pikave të kalimit, etj. Vullnetarët do të pajisen me bluza identifikuese (me logon e eventit dhe “Staff”/“Volunteer” të shtypur) dhe do të kenë badge identifikimi me shirit për qafë, për t’u dalluar lehtësisht nga pjesëmarrësit dhe spektatorët. Vullnetarët do të pajisen pas përfundimit të garës me certifikata vlerësimi per kontributin e dhënë.
Pajisjet dhe infrastruktura teknike: Organizatori do të sigurojë të gjitha pajisjet e nevojshme fizike për zhvillimin e triathlon-it. Kjo përfshin:
- Portën Start/Finish dhe skenën e ceremonisë: Një strukturë e posaçme do të instalohet në vijën e nisjes/finishit, e përbërë nga porta e madhe e Start/Finish (me brandim të dukshëm të eventit, logosë së Bashkisë Vlorë dhe sponsorëve kryesorë) dhe një podium fituesish tre-shkallësh për ceremoninë e ndarjes së çmimeve. Gjithashtu, pranë finishit do të ngrihet një skenë e vogël ose platformë me sistem audio (mikrofon, altoparlantë) për komunikimet publike dhe për DJ-in.
- Sistemi elektronik i kohëmatjes: Një sistem profesional për matjen e kohës në gara sportive do të përdoret, i cili konsiston në çipa elektronikë (transponderë) për secilin atlet dhe aparaturat pranuesë (antenat/Mat-at) në vijën e finishit dhe në pika kyçe (p.sh. dalje nga uji, hyrje/dalje tranzicioni). Për këtë event janë planifikuar 200 çipa elektronikë bashkë me numrat përkatës të garës, si dhe pajisje kompjuterike që do të vendosen në finish për të regjistruar kohën e çdo atleti në kohë reale. Ky shërbim do të ofrohet nga një kompani e specializuar e kohëmatjes sportive.
- Barriera dhe sinjalistikë rruge: Siç u përmend, rreth 50 barriera metalike (transenna) do të vendosen për të bllokuar trafikun në segmentet e rrugëve të itinerarit dhe për të krijuar korridoret e nevojshme për garuesit (sidomos në kthesa dhe zona të ndërrimit të drejtimit). Po ashtu, do të vendosen konë trafiku dhe shirita ndarës aty ku duhet kanalizuar drejtimi i garuesve. E gjithë rruga do të pajiset me shenja orientuese (p.sh. shigjeta që tregojnë drejtimin e saktë në çdo kryqëzim) dhe flamuj sinjalizues. Janë përgatitur edhe flamuj promocionalë “Beach Flags” (10 copë) me logon e eventit, të cilët do të vendosen pranë zonës së start/finishit dhe përgjatë shëtitores për krijimin e një atmosfere festive dhe promovimin e sponsorëve.
- Zona e tranzicionit (biçikletat): Për kalimin nga noti te biçikleta dhe nga biçikleta te vrapi, do të ngrihet një zonë e posaçme tranzicioni, e rrethuar dhe e siguruar. Kjo zonë do të pajiset me stoja biçikletash (stande metalike ku garuesit varin ose mbështesin biçikletat e tyre) me kapacitet deri në 200 biçikleta, në mënyrë që secili atlet të ketë vendin e vet të caktuar. Dyshemeja e kësaj zone (zakonisht terren i hapur) do të shtrohet pjesërisht me tapet plastik (rreth 100 metra linear) ose materiale anti-rrëshqitëse, sidomos në daljen nga uji, për të parandaluar rrëshqitjen e atletëve me këmbë të lagura dhe për t’u dhënë atyre një sipërfaqe të pastër e të sigurt për t’u ndërruar. Zona e tranzicionit do të ruhet nga staf sigurie/vullnetarë për të mos lejuar hyrjen e personave të paautorizuar.
- Tenda dhe mobiliere ndihmëse: Do të vendosen tenda (çadra) portative në disa zona strategjike: p.sh. një tendë e madhe tek pika e regjistrimit/paketave të garës, një tendë tek stacioni mjekësor, disa tenda më të vogla ose çadra plazhi tek stacionet e ujit. Në total, parashikohen 12 sete çadër + tavolinë + karrige, që do të shfrytëzohen për nevojat e ndryshme (regjistrim, info point, pikë hidratimi, etj.). Këto do të ofrojnë hije dhe pikë grumbullimi si për organizatorët ashtu edhe për garuesit gjatë pritjes.
- Pajisje të tjera: Janë planifikuar 100 kutia/ dollapë portativë për mbajtjen e sendeve personale të garuesve gjatë kohës së garës. Çdo atlet, kur futet në zonën e tranzicionit para garës, mund të vendosë një çantë ose sendet e veta personale në këto kuti të sigurta, të cilat do të jenë me numër përkatës (për t’u identifikuar lehtë pas garës). Në këtë mënyrë sigurohet që atletët të kenë mundësi të ruajnë sendet e tyre (rroba, telefona, çelësa, etj.) deri sa të përfundojë gara.
- Shërbimi mjekësor dhe i sigurisë: Përgjatë gjithë eventit do të sigurohet një ambulancë me ekip mjekësor (mjek urgjence ose paramedikë) e pozicionuar në afërsi të finishit, gati për çdo emergjencë. Gjithashtu do të ketë pika të ndihmës së shpejtë me personel mjekësor ose vullnetarë të Kryqit të Kuq në zonën e tranzicionit dhe përgjatë itinerarit. Rojat bregdetare/lifeguards me varka apo motorë uji do të monitorojnë segmentin e notit. Policia Bashkiake dhe Policia Rrugore do të jenë në terren për zbatimin e planit të mbylljes së rrugëve dhe devijimit të trafikut, ndërsa një shërbim sigurie privat mund të angazhohet për mbikëqyrjen e turmës në zonat e grumbullimit (sigurimi i skenës, zonës së tranzicionit, etj.). Të gjitha këto masa sigurojnë mbarëvajtjen pa incidente dhe garantojnë sigurinë e atletëve e spektatorëve.
Kujdesi për atletët pjesëmarrës: Organizatori i kushton vëmendje të veçantë mirëqenies së garuesve para, gjatë dhe pas garës. Siç u përmend, secilit pjesëmarrës do t’i vihet në dispozicion një paketë pjesëmarrjeje përfshirë numrin me çip, bluzën dhe çantën e eventit. Gjatë garës, pikat e hidrimit me ujë (dhe fruta a pije energjike sipas mundësive) do të jenë funksionale. Pas mbarimit të garës, atletët do të kenë në dispozicion ujë të bollshëm, pije izotonike/freskuese dhe fruta për rimëkëmbje.
Shpërblimet për fituesit: Tre atletët më të shpejtë të kategorisë Meshkuj dhe tre të kategorisë Femra do të marrin çmime të veçanta. Për secilën kategori, Vendi i Parë do të shpërblehet me 600 Euro (bashkë me trofeun/kupën e vendit të parë), Vendi i Dytë me 400 Euro, dhe Vendi i Tretë me 200 Euro. Çmimet financiare do të akordohen në formë çeku gjatë ceremonisë (dhe më pas do të jepen në formën e pagesës bankare ose cash sipas procedurës së financimit). Këto shpërblime janë parashikuar në preventiv dhe do të mbulohen nga fondet e projektit. Përveç çmimeve kryesore, të gjithë pjesëmarrësit që përfundojnë triathlon-in do të marrin medaljen “Finisher” si kujtim dhe vlerësim për arritjen e tyre.

Detyrimet dhe Përgjegjësitë e Palëve

Bashkia Vlorë dhe institucionet lokale do të ofrojnë mbështetjen e nevojshme financiare dhe logjistike për realizimin e eventit, në përputhje me planifikimin e miratuar. Kjo mbështetje nënkupton: sigurimin e fondit financiar sipas preventivit të detajuar (në bashkëpunim edhe me sponsorët potencialë), lehtësimin e procedurave për lejet dhe autorizimet (përdorimin e hapësirave publike, mbylljen e perkohshme të rrugëve, etj.), angazhimin e policisë lokale për garantimin e rendit dhe mbylljen e trafikut në rrugët e itinerarit, vënien në dispozicion të shërbimeve publike si ambulanca emergjente, si dhe promovimin institucional të eventit Gjithashtu, Bashkia do të sigurojë që logoja e saj dhe e partnerëve publikë të jetë e dukshme në materialet promovuese, dhe do të koordinojë me organizatorin për çdo nevojë shtesë që kërkon ndërhyrje nga autoritetet (p.sh. pastrimi i menjëhershëm i zonës pas eventit, furnizimi me energji elektrike në sheshin e eventit, etj.).

Organizatori (kompania/organizata e përzgjedhur) do të marrë përsipër përgjegjësinë e plotë për planifikimin, organizimin dhe menaxhimin e “Vlora Triathlon 2025”. Kjo përfshin realizimin e të gjitha aktiviteteve të lartpërmendura logjistike, angazhimin e stafit dhe vullnetarëve, zbatimin e planit të marketingut, sigurimin e pajisjeve, dhe çdo shpenzim tjetër të parashikuar në preventiv. Më konkretisht, organizatori garanton:

Mbulimin e kostove dhe rekrutimin e personelit organizativ: përfshirë pagat/honoraret e stafit kyç (drejtues projekti, koordinator, moderator, specialistë teknikë) dhe trajtimet e vullnetarëve (p.sh. bluza, ushqim ditor në ditën e eventit, certifikata). Organizatori do të sigurojë që stafi i angazhuar të jetë i kualifikuar dhe i mjaftueshëm në numër për mbarëvajtjen e garës.
Sigurimin e pajisjeve dhe shërbimeve logjistike: Organizatori do të instalojë të gjitha strukturat e nevojshme për garën, si porta Start/Finish me platformë dhe dekorin e duhur, barrierat mbrojtëse përgjatë rrugës së garës, tendat, tavolinat e karriget për pikat e kontrollit dhe nevojat e garës, sistemin elektronik të matjes së kohës (çipa elektronikë për garuesit dhe pajisjet e skanimit në finish me rezultatet në kohë reale), si dhe do të shtypë e vendosë të gjithë sinjalistikën e nevojshme (shenja orientuese, pankarta kilometrike, flamujt promocionalë, etj.). Po ashtu do të sigurojë shërbimet mbështetëse mjekësore dhe të sigurisë (ambulancën, rojtarët e plazhit, shërbimin e sigurisë private) si dhe profesionistët për dokumentimin e aktivitetit (fotograf/videograf).

(Të gjitha këto pajisje dhe shërbime janë planifikuar në sasi përkatëse në preventivin e bashkëngjitur.)

Kujdesin për atletët dhe pjesëmarrësit: Organizatori do të organizojë akomodimin e nevojshëm (12 dhoma akomodimi) për atletët elitarë të ftuar dhe personelin teknik që vjen nga jashtë Vlorës. Gjithashtu do të kujdeset për prodhimin dhe shpërndarjen e paketave të pjesëmarrësit (numri i garës me çip, bluza, çanta, etj.), porositjen e medaljeve “Finisher” (mjaftueshëm për të gjithë garuesit që përfundojnë garën si dhe sigurimin e kupave/trofeve për fituesit. Shpërblimet financiare për vendet e para (siç u përmend për 3 vendet, meshkuj/femra) do të përgatiten dhe akordohen nga organizatori sipas vlerave të miratuara.
Menaxhimin financiar transparent: Organizatori do të administrojë fondet e vëna në dispozicion nga Bashkia Vlorë dhe sponsorët në mënyrë transparente dhe efikase, në përputhje me preventivin e miratuar. Çdo shpenzim do të dokumentohet dhe justifikohet me faturat përkatëse.
Raportimi dhe bashkëpunimi: Gjatë gjithë periudhës së përgatitjes, organizatori do të raportojë rregullisht tek Bashkia Vlorë mbi ecurinë dhe do të konsultohet për vendimet kryesore. Pas eventit, siç u përmend, do të dorëzohet raporti narrativ dhe financiar. Organizatori është i gatshëm të pranojë çdo auditim apo inspektim nga ana e Bashkisë apo sponsorëve gjatë dhe pas zbatimit, për të garantuar cilësinë dhe transparencën e projektit.

Shpërblimet dhe Çmimet

Ndarja e çmimeve për Vlora Triathlon 2025 do të bëhet në bazë të renditjes së përgjithshme për meshkuj dhe femra (pasi të gjithë garuesit konkurrojnë në të njëjtën garë). Tre vendet e para për secilën kategori (M/F) do të marrin trofe dhe shpërblime monetare si më poshtë:

Vendi i Parë (M & F): Trofe+ 600 Euro shpërblim financiar
Vendi i Dytë (M & F): Trofe + 400 Euro shpërblim financiar
Vendi i Tretë (M & F): Trofe + 200 Euro shpërblim financiar

Shpërblimet në para do të jepen në formë çekësh ceremonialë gjatë ceremonisë (nga një për secilin prej 6 fituesve të vendeve 1, 2, 3), ndërsa pagesa reale do të kryhet menjëherë pas eventit sipas procedurave (p.sh. transfertë bankare ose dorëzimi i çekut bankar të nënshkruar). Vlerat e mësipërme janë llogaritur në buxhet dhe ofrohen me mbështetjen e Bashkisë.

Përveç fituesve kryesorë, të gjithë atletët pjesëmarrës që përfundojnë triathlon-in do të pajisen me Medaljen “Finisher” dhe një certifikatë pjesëmarrjeje, si një kujtim për arritjen e tyre personale. Kjo nxit çdo garues të ndihet i vlerësuar për pjesëmarrjen, pavarësisht rezultatit.

Aplikuesit e Lejuar

Të drejtë për të aplikuar kanë:

Organizata jo fitimprurëse (OJF)

Subjekte (Persona fizikë, Sh.p.k. Sh.a.)
Individë me përvojë në organizimin e eventeve kulturore, artistike dhe turistike

Afati i aplikimeve

Afati për dorëzimin e projekt-propozimeve është 16 Prill – 22 Prill 2025.
Subjekti: Hapja e Sezonit Turistik të Bashkisë Vlorë”.

Dokumentacioni i nevojshëm për aplikim, i dorëzuar në Drejtorinë e Bashkëqeverisjes:

Kërkesa për mbështetje
Drejtuar Bashkisë Vlorë -Drejtorisë Së Zhvillimit Ekonomik Dhe Turizmit.2. Formulari i aplikimit (Shkarko)3. Projekt propozimi
Përshkrim i detajuar i projektit, i hartuar sipas pikave të përcaktuara në formularin e aplikimit.

4. Preventivi total i projektit (Shkarko)
I detajuar sipas zërave dhe donatorëve të tjerë.

5. Preventivi për Bashkinë Vlorë (Shkarko)
Zërat e këtij preventivi i paraqiten DZHET dhe Këshillit të Kulturës të Bashkisë Vlorë për aprovim.
Dokumentacioni që kërkohet nga aplikantët për projekte kulturore-artistike.

Aplikantët duhet të jenë shqiptarë ose me leje qëndrimi në Shqipëri gjatë kohës së aplikimit dhe zbatimit të projektit.
Projektet duhet të kenë zhvillim gjatë 1 viti kalendarik.
Dokumentacioni që duhet të dorëzohet për aplikim projekti (artistik dhe kulturor).

Shënim: Dokumentat duhet të jenë të firmosura dhe të vulosura kur janë me NIPT nga aplikanti.

Për aplikantët që janë subjekte (Shoqata, Qendra, Fondacione)

Kërkesa për mbështetje financiare (arsyet pse kërkohet kjo mbështetje nga Bashkia Vlorë);
Përshkrimi i detajuar i projektit (qëllim, objektiva, kalendar aktivitetesh me grafikun kohor të realizimit, përfituesit direkt dhe indirekt nga projekti);
Formulari i aplikimit (I plotësuar sipas të gjitha pikave të nevojshme);
Dokumentat e subjektit aplikues (vendim gjykate, statut, akt-themelimi dhe Nipt të përditësuar dhe CV te subjektit aplikues).
Vërtetim që nuk është në proces falimentimi/likujdimi ose që është me status aktiv;
Vërtetim që nuk ka detyrime të papaguara nga e-albania;
IBAN i llogarisë bankare në LEKË origjinal me vulë nga banka (i përditësuar);
Preventivi për Bashkinë Vlorë për zërat që kërkohet mbështetja financiare;
Preventivi i përgjithshëm me të gjithë zërat e realizimit të projektit (duke shënuar donatorët përkatës)
Dy rekomandime origjinale nga personalitete të fushës që mbulon projekti.
Fotokopje e mjetit identifikues (kartë identiteti ose pasaportë);
Deklaratë për zbatimin e të drejtës së autorit (deklaratë e cila merr përsipër të gjitha detyrimet ndaj të drejtës së autorit dhe detyrimet ligjore që vijnë prej saj)
Deklaratë për të ardhurat e projektit (deklaratë e cila merr përsipër se të ardhurat e përfituara shkojnë për realizimin e aktivitetit dhe jo për përfitime vetjake)

Për aplikantët që janë subjekte (Persona fizikë, Sh.p.k. Sh.a.)

Kërkesa për mbështetje financiare (arsyet pse kërkohet kjo mbështetje nga Bashkia Vlorë);
Përshkrimi i detajuar i projektit (qëllim, objektiva, kalendar aktivitetesh me grafikun kohor të realizimit, përfituesit direkt dhe indirekt nga projekti);
Formulari i aplikimit (I plotësuar sipas të gjitha pikave të nevojshme);
Dokumentat e subjektit aplikues (Ekstrakt nga QKB, Nipt të përditësuar dhe CV te subjektit aplikues).
Vërtetim që nuk është në proces falimentimi/likujdimi ose që është me status aktiv;
Vërtetim që nuk ka detyrime të papaguara nga e-albania;
IBAN i llogarisë bankare në LEKË origjinal me vulë nga banka (i përditësuar);
Preventivi për Bashkinë Vlorë për zërat që kërkohet mbështetja financiare;
Preventivi i përgjithshëm me të gjithë zërat e realizimit të projektit (duke shënuar donatorët përkatës)
Dy rekomandime origjinale nga personalitete të fushës që mbulon projekti.
Fotokopje e mjetit identifikues (kartë identiteti ose pasaportë);
Deklaratë për zbatimin e të drejtës së autorit (deklaratë e cila merr përsipër të gjitha detyrimet ndaj të drejtës së autorit dhe detyrimet ligjore që vijnë prej saj)
Deklaratë për të ardhurat e projektit (deklaratë e cila merr përsipër se të ardhurat e përfituara shkojnë për realizimin e aktivitetit dhe jo për përfitime vetjake)
Për aplikantët që janë individë:
Kërkesa për mbështetje financiare (arsyet pse kërkohet kjo mbështetje nga Bashkia Vlorë);
Përshkrimi i detajuar i projektit (qëllim, objektiva, kalendar aktivitetesh me grafikun kohor të realizimit, përfituesit direkt dhe indirekt nga projekti);
Formulari i aplikimit (i plotësuar sipas të gjitha pikave të nevojshme);
CV e detajuar e aplikantit;
IBAN i llogarisë bankare në LEKË origjinal me vulë nga banka (i përditësuar);
Preventivi për Bashkinë Vlorë për zërat që kërkohet mbështetja financiare;
Preventivi i përgjithshëm me të gjithë zërat e realizimit të projektit (duke shënuar donatorët përkatës)
Tre rekomandime nga personalitete të fushës së projektit.
Fotokopje e mjetit identifikues (kartë identiteti ose pasaportë);
Deklaratë për zbatimin e të drejtës së autorit (deklaratë e cila merr përsipër të gjitha detyrimet ndaj të drejtës së autorit dhe detyrimet ligjore që vijnë prej saj)
Deklaratë për të ardhurat e projektit (deklaratë e cila merr përsipër se të ardhurat e përfituara shkojnë për realizimin e aktivitetit dhe jo për përfitime vetjake)

Numri i Llogarisë Bankare

Llogaria Bankare ku do të derdhen fondet e kërkuara duhet të jetë në Lek, e lëshuar nga Banka me firmë dhe vulë origjinale.

Fotokopje e Pasaportës/ Letërnjoftimit të aplikuesit9. Dy rekomandime
Të lëshuara nga personalitete të shquara sipas fushës që mbulon projekti. (Nëse aplikuesi është individ duhet të paraqiten tre rekomandime)10. Deklaratë mbi të ardhurat
Një deklaratë ku aplikuesi shpreh që të gjitha fondet e Bashkisë Vlorë do të shkojnë në realizimin me cilësi të projektit dhe nuk do të ketë përfitim personal.

11. Vërtetim për të ardhurat e tjera të projektit
Për zërat e preventivit të përgjithshëm që aplikanti ka marrë nga financuesit e tjerë të projektit (jo e detyrueshme)

*Të gjithë dokumentat duhet të jenë të firmosura dhe vulosura nga drejtuesi i projektit. Në rast se aplikuesi është individ, duhet të jenë vetëm të firmosura

Deklarata-e-Konfliktit-te-Interesit (2)